Nehmen Sie einmal an, Sie haben 3 Führungskräfte die im Sinne eines Facilitators führen. Die 3 Führungskräfte/Facilitator sind mit 3-4 Teammitgliedern (Team A, B und C) im Präsenzraum.  Im virtuellen Raum  sind 4 weitere Teammitglieder dazugeschaltet, aus Team A und B jeweils 1 Teammitglied und aus dem Team C sind 2 Teammitglieder im virtuellen Raum.

Stellen Sie sich weiter vor, dass die/der jeweiligen Facilitators mit den Teammitgliedern in einem längeren Meeting / Workshop bestimmte Herausforderungen in Bezug zu einem Ziel erarbeiten und reflektieren wollen. Es ist der Wunsch die Arbeitsergebnisse im Anschluss der interaktiven Gruppenarbeit mit allen zu teilen und mit einer gemeinsamen Resonanzrunde dazu abzuschließen.

Alle sollten also in ihrem jeweiligen Team arbeiten können (die virtuellen TeilnehmerInnen sollen also nicht in einem extra Breakout-Room arbeiten), wie geht das ohne dass mehrere Räume vorhanden sind, wo jeweils die Teams arbeiten und die virtuellen Teilnehmerinnen zugeschaltet sind, noch ein Videokonferenzsystem vorhanden ist, was dies ermöglichen würde?

Ich stand genau vor dieser Herausforderung in einem Workshop mit insgesamt 15 Teilnehmerinnen aus 3 Teams. Es gab ein gemeinsames Ziel, aber es war klar, dass die Teams unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug zu dem Ziel und wie Herausforderungen gemeistert werden sollen, haben.

So entstand folgende Möglichkeit, die jedoch ohne einen sehr engagierten IT-Mitarbeiter der Organisation nicht möglich gewesen wäre.

  1. Die virtuellen Teammitglieder haben einen eigenen Link für den virtuellen Raum bekommen. Das heißt jeweils einen Link für TN-Team A und TN-Team B und für die 2 Teammitglieder Team C einen gemeinsamen Link für beide.
  2. Die Teammitglieder haben sich eingewählt und es standen jeweils ein Rechner/Bildschirm zur Verfügung. Somit hatten wir Teammitglied A und B auf jeweils einem Rechner und die beiden Teammitglieder aus Team C, waren zusammen auf einem Rechner zugeschaltet
  3. Es waren außerdem 3 fahrbare Laptoptische vorhanden und lange Kabel am Rechner, so dass es möglich war die virtuellen TeilnehmerInnen durch den Raum zu bewegen. So war es dann möglich 3 Gruppen im Raum zu bilden, wo die virtuellen TeilnehmerInnen integriert werden konnten
  4. Die Gruppen hatten jeweils die Aufgabe, dass eine Teilnehmerin die Antworten auf DIN A5 Post`its festhält, die Gruppen hatten unterschiedliche Farben. Im Anschluss habe ich die Ergebnisse aus den jeweiligen Gruppen eingesammelt und die Gruppen eingeladen im Plenum zusammen zu kommen. Jedoch so zusammen sitzen zu bleiben, wie sie im Team auch gearbeitet haben, die virtuellen TeilnehmerInnen konnten Dank der fahrbaren Laptoptische wieder integriert werden.
  5. In einer abschließenden Resonanzrunde bildete sich ein Fazit zu den unterschiedlichen Bedürfnissen in den Teams. aus den unterschiedlichen Lösungsansätzen wie mit den Herausforderungen umgegangen werden soll, entstanden innovative interdisziplinäre Ideen

Durch Improvisation, Umsetzung in dem Moment, ist eine Lösung entstanden, die ich vorher so nicht durchdacht hatte, aber die ich ganz bestimmt in hybriden Meetings, wo es sich anbietet, integrieren werde. Es war eine tolle Lernerfahrung für die TeilnehmerInnen und für mich als Beraterin.